Het ETZ heeft drie locaties: Elisabeth en TweeSteden in Tilburg en nog een in Waalwijk. Met de nieuwbouw consolideert de organisatie de processen in Tilburg door van Elisabeth de hoofdlocatie te maken.
Een flinke klus voor het facilitaire team, waar Boots leiding aan geeft. Dat team bestaat uit zo’n zeshonderd vaste medewerkers. Het Tilburgse ETZ is namelijk een van de weinige ziekenhuisorganisaties waar bijna alle ondersteunende diensten zijn inbesteed. ‘Wij lichten nu alle dienstverlening door om de processen waar nodig toekomstbestendig te maken, in voorbereiding op de eerste fase van de nieuwbouw’, aldus Boots.
Bij veel ziekenhuizen zien we een druk om te bezuinigen. Dat willen wij voor zijn”
Exploitatiekosten
De grootste uitdaging voor Boots is het efficiënt managen van de toegenomen kosten door de nieuwbouw. ‘Door de nieuwe gebouwen stijgen de exploitatiekosten, vooral door de verhuiskosten. Bij veel ziekenhuizen zien we dan een druk om te bezuinigen. Dat willen wij voor zijn door processen en dienstverlening te optimaliseren.' Zo vlakt ze de piek qua kosten af én wordt er een voorzet gedaan op efficiëntere schoonmaak, voeding, logistiek en beveiliging.
Boots ziet de nieuwbouw als kans om deze veranderingen door te voeren. ‘Iedereen voelt de noodzaak mee te veranderen’, zegt ze. ‘We vragen immers nogal wat van zo’n groot team, dus het wegnemen van weerstand is super belangrijk. Het helpt ook dat veel ideeën die wij nu oppakken, voortkomen uit de afdelingen zelf.'
Veiligheid voorop
Een speerpunt in de wijzigingen is de veiligheid. ‘Het aantal agressiemeldingen in ziekenhuizen stijgt landelijk’, zegt Boots. ‘We merken dat dit een grote impact heeft op onze zorgprofessionals.’ Dit levert een andere veiligheidsbehoefte op voor haar beveiligingsteam.
‘Hoe blijven bezoekers en medewerkers zich veilig voelen? Die vraag staat centraal in onze nieuwe visie op veiligheid.’ Boots test dit in de oudbouw in eerste instantie door het geven van trainingen en het beveiligingsteam uit te breiden zodat ze zichtbaarder zijn. ‘Maar we gaan ook pilots doen met bodycams en andere middelen.’
Wij onderzoeken of de afdeling transport kan worden geïntegreerd met patiëntenvervoer”
Logistieke processen samenvoegen
Een andere focus is logistiek. Omdat er een moment is waarop zowel de oudbouw als nieuwbouw in gebruik is vanwege de gefaseerde verhuizing, komen er onder andere grotere loop- en ritafstanden voor veel logistieke processen. Om dat op te vangen, en om die processen meteen toekomstbestendig te maken, worden er nu al pilots gedraaid.
‘Een van onze facilitaire afdelingen gaat over magazijn en transport’, vertelt Boots. ‘Wij onderzoeken nu of die afdeling kan worden geïntegreerd met patiëntenvervoer. Dus dat zij vraag-gestuurd pakketjes bezorgen, voeding, linnen en dienstkleding leveren én we binnen het patiënten vervoer-team flexibeler kunnen roosteren om ook deze dienstverlening te optimaliseren. Zo worden meer patiënten op tijd naar bijvoorbeeld operaties of onderzoeken gebracht.’
Het idee hierachter is dat het primaire proces efficiënter verloopt. Immers gaat het nu om twee verschillende afdelingen die één worden, zodat er meer collega’s zijn die elkaars werk kunnen overnemen.
Bevoorrading óp de vloer
Een soortgelijke optimalisatie voert Boots door op de bevoorrading van medische middelen. ‘In de nieuwbouw besparen we vierkante meters door voorraadruimtes bewust kleiner te maken’, zegt ze. ‘In plaats daarvoor zetten we mobiele voorraadkarren in de kliniek en op IC die verpleegkundigen mee kunnen nemen.’
Het idee: verpleegkundigen maken minder vervoersbewegingen en houden dus meer tijd over voor de zorg. ‘We vullen de karren elke 24 uur bij in ons logistieke hub, waardoor de verpleegkundige nooit misgrijpt’, vult Boots aan.
Naast de besparing op vierkante meters zorgt deze wijziging ook voor minder verspilling. ‘Meestal is niemand echt verantwoordelijk voor de voorraad’, zegt Boots. ‘Nu hebben we meer flow en gaan er minder artikelen over datum omdat de voorraad elke dag wordt gecheckt.’ Ook het feit dat de opslag is inbesteed helpt hieraan mee.
Hoewel dit niet een uniek concept is, ziet Boots wel dat dit vooral bij nieuwe ziekenhuizen wordt doorgevoerd. ‘In onze bestaande bouw werken we nu al in pilots met deze voorraadkarren. En die afdelingen willen niet anders meer.’
Voeding en schoonmaak
Ook de processen rondom voeding en schoonmaak worden doorgelicht. ‘We gaan van twee keukens naar één’, zegt Boots. ‘De productiekeuken in TweeSteden wordt naar Elisabeth gehaald. Hier lagen kansen om efficiënter te werken en daardoor kan TweeSteden inkrimpen.’
‘Binnen schoonmaak is gekeken naar het calculatieprogramma, het optimaler inrichten van werkprogramma’s en hoe we de roosters hierop kunnen aan laten sluiten. Nog meer aandacht voor de kwaliteit van schoonmaak en coördinatie op de vloer moet ervoor zorgen dat we ook hier toekomstbestendig kunnen blijven.’
