Auteur: Martijn Vos*
Het ‘duurzame denken’ komt steeds meer tussen de oren bij de medewerkers van de gemeente Delft. ‘Collega’s hebben onlangs een nieuw tapijt aanbesteed voor het vergadercentrum. Daarin is ook gekeken hoe dat oude tapijt hergebruikt kan worden en niet automatisch de verbrandingsoven ingaat. Dat denken proberen we ook steeds meer tussen de oren van leveranciers te krijgen, zoals bij koffieleveranciers. Na verloop van tijd loopt een contract met hen af, maar een machine functioneert dan nog prima. Volgens contract moeten er dan nieuwe machines komen, maar wellicht kun je de oude machines op een ander contract inzetten. Op die manier vragen wij dat uit.'
Van der Voorn: 'Dat doen we ook bij sanitaire middelen. Dispensers worden na afloop van een contract van de muur gehaald en vervolgens worden er nieuwe opgehangen. Er gebeurt vrijwel niets met zo’n dispenser terwijl deze nog makkelijk tien jaar mee kan. Wij zitten in de voorbereiding voor die aanbestedingen en zijn aan het kijken of we kunnen overgaan tot aanschaf. Zo kunnen we dus langer met een apparaat doet. Enkel de vulling en het laten bijvullen hoeven we dan nog aan te besteden.'
Heel leuke dynamiek
De afdeling van Van der Voorn adviseert het directie- en managementteam over de facilitaire dienstverlening. Daarnaast is Van der Voorn verantwoordelijk voor de soft services en de contracten die daaraan zijn verbonden. Het is een flinke lijst, beaamt Van der Voorn. ‘Catering, schoonmaak, glasbewassing, afvalinzameling, ongediertebestrijding, bloemen en de groenvoorziening. Ook ben ik verantwoordelijk voor onze handyman. Hij doet alle kleine klusjes in onze panden en zorgt dat het allemaal netjes en opgeruimd blijft. Tot slot ben ik verantwoordelijk voor goed werkende internetverbindingen in de buurthuizen.’
Regieorganisatie
De gemeente Delft is een volledige regieorganisatie. Zij hebben daardoor geen uitvoerende medewerkers in dienst. Bijna alle uitvoerende taken zijn uitbesteed. Als Van der Voorn aan uitdagingen denkt, denkt hij aan één specifiek onderwerp. ‘De partijen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoerende diensten, vinden het steeds lastiger om goed personeel te vinden. Als er personeel vertrekt, is het moeilijk om vervanging te vinden. Dat maakt het borgen van de kwaliteit ook uitdagend. Wij hebben een contract met een partij en daarin staan verschillende afspraken. Die komen in de knel door het personeelstekort. Echter, wij kunnen een contract niet zomaar verscheuren en op zoek gaan naar een andere partij. Wij moeten aanbesteden en daar zitten allerlei regeltjes aan vast. Dat bezorgt mij wel eens hoofdbrekens.’
Doordat de gemeente een regieorganisatie is, is het niet in de gelegenheid om zelf personeel in te zetten voor de uitvoerende diensten. Dat knelt nog wel eens, erkent Van der Voorn. ‘Een van de voordelen van een aanbestedingsproject is dat het een keer eindigt. Richting het einde kun je vervolgens nadenken over hoe je het volgende contract ingericht wilt hebben. Voorheen werd eigenlijk een beetje te snel gedacht dat we het op dezelfde manier moesten inrichten en uitvragen. De laatste jaren kijken we hier kritischer naar. Wij stellen onszelf de vraag: 'Wat willen we nu echt en hoe kunnen we de diensten het beste voor onszelf en de gebruikers inregelen?' Het antwoord daarop is wellicht zelf deels de regie weer terugpakken.’
Duurzaam en lokaal
Bij het inkopen is Van der Voorn gebonden aan de aanbestedingsregels. Bij dat proces speelt MVOI een grote rol. ‘Onlangs hebben we onze kantoorartikelen opnieuw aanbesteed in samenwerking met de gemeente Zoetermeer. In die aanbesteding hebben we de nadruk gelegd op het duurzame gebruik van duurzame artikelen. Daarnaast proberen we te kijken of we de diensten of producten lokaal kunnen inkopen. Is het haalbaar dat een kleinere speler zich ook kan mengen in de aanbesteding? Mkb’ers verzanden vaak in de grote aanbestedingen en dat is zonde.’
De gemeente Delft werkt nauw samen met Werkze!, een organisatie die Delftenaren begeleidt met een afstand tot de arbeidsmarkt naar passend werk. Van der Voorn: ‘Zij verzorgen de schoonmaak. Naast het feit dat de mensen goed werk leveren, zorgt het ook voor een heel leuke dynamiek op de werkvloer. Zij zijn over het algemeen heel vrolijk en komen altijd even gedag zeggen. Tijdens Halloween had een van de medewerkers een Halloweentrui aan en een hoedje op het hoofd. Dat is weliswaar niet representatief, maar dat zien we op de koop toe. Wij zijn blij dat wij hen op deze manier kunnen inzetten en je ziet duidelijk het plezier dat zij hebben in het werken voor onze gemeente.’
Dezelfde uitdagingen
Van der Voorn heeft regelmatig contact met andere gemeentes uit heel Nederland. Tijdens die bijeenkomsten komen tal van onderwerpen of producten aan bod. ‘Het is een ideale manier om met elkaar kennis te delen. Vanuit Groningen heb ik weleens de vraag gekregen hoe wij een bepaalde dienst hebben geregeld. Grotendeels hebben we allemaal te maken met dezelfde uitdagingen. Niet alleen wij hebben moeite met het vinden van het geschikte personeel. Ik heb geen pasklaar antwoord hoe wij dit kunnen oplossen. Volledig alles inbesteden is geen oplossing. Je kunt wellicht meer vastigheid creëren op verschillende posities en personeel betere arbeidsvoorwaarden bieden, maar op die manier trek je niet opeens een blik met mensen open.’
Het is zoeken naar de tussenweg, stelt hij. ‘Wij moeten kritisch naar onszelf en de markt kijken. Kunnen wij bepaalde zaken wel uitvragen? Als wij een heel hoge eis neerleggen, is het dan wel uitvoerbaar? Kan een uitvoerende partij het de volledige contractperiode volhouden? Wij mogen ook kritisch kijken hoe een partij de dienstverlening heeft gewaarborgd. Hangt het af van één medewerker die het heel goed doet of hebben ze er drie of vier die het heel goed doen? Zodat ze altijd kunnen terugvallen op de anderen als iemand uitvalt.’
Beheer vergadercentrum
Als Van der Voorn aan verbeterslagen voor de organisatie denkt, springt één wens er bovenuit. ‘De bezetting van het vergadercentrum willen we graag op een goede manier kunnen beheren. Dat we de reserveringen, maar ook no-shows, inzichtelijk hebben. De technologische ontwikkeling hierin is dermate ver dat dat redelijk te sturen is. Om makkelijk inzichtelijk te krijgen welke groep je waar het beste kunt plaatsen. Of op het moment dat je een ruimte nodig hebt, dat je à la minute kunt zien wat er vrij is. Helaas ontbreken momenteel de financiële middelen om hierin te investeren. Op de korte termijn is het dus misschien te ambitieus, maar voor de lange termijn willen we dit zeker realiseren.’
Vanuit zijn eigen rol als facilitair adviseur ziet Van der Voorn ook nog ruimte voor aanscherping. ‘Ik hoop meer tijd vinden om kritisch te kijken hoe wij een volgend contract inrichten op het moment dat het oude contract afloopt. Om daarmee te voorkomen dat we te gehaast een aanbesteding uitzetten en gaan doen wat we altijd deden. Door de tijd te nemen, kunnen we goed kijken waar nu de behoeftes liggen en ook wat de toekomstige behoeftes zijn. Hoe kunnen we dat het beste in de markt zetten? Zo wil ik de komende jaren het liefst te werk gaan.’
*Martijn Vos is freelance journalist bij Scherp Communicatie
