Een van de conclusies uit het rapport is dat er teveel verkokering is. FM richt zich vooral op gebouwefficiency, IT op de technische infrastructuur en HR op mensen en talent. Terwijl de veranderingen van vandaag vragen om een aanpak met meer cohesie.

Deze verschillende prioriteiten leiden al snel tot een mismatch tussen de fysieke werkomgeving en wat medewerkers daadwerkelijk nodig hebben. Een voorbeeld zijn de werkplekvoorzieningen die voor andere doeleinden gebruikt worden, zoals belcellen massaal gebruikt worden als concentratieplek.

Harmonisatie bereikt werkgeluk

Bij de Politie-eenheid Noord-Nederland pakken ze het anders aan met een multidisciplinaire aanpak. Wekelijks komt daar een team bijeen van FM, IT en HR om vanuit één gezamenlijke visie de werkomgeving vorm te geven. Deze benadering resulteert in meer verbondenheid en energie in het team – zo blijkt uit de praktijk.

Succesfactoren

Uit het rapport blijkt daarnaast dat een aantal factoren de basis vormt voor succesvolle samenwerking:

• Multidisciplinair denken – De verbinding tussen verschillende disciplines versterken? Dan moet er verandering komen in de manier van werken en denken. Mensen moeten in staat zijn om over de grenzen van hun eigen vakgebied heen te kijken en mee te kunnen denken over bredere vraagstukken. Om dit te bereiken, is er begrip en openheid nodig voor elkaars perspectieven.

• Data-gedrevenheid – Puur data meten is niet voldoende om een volledig beeld te krijgen van hoe een werkomgeving wordt gebruikt. Het is namelijk van belang dat data aangevuld wordt met kwalitatieve inzichten om het in context te plaatsen. Ook is het de taak van de facilitair manager om te observeren hoe zaken in de praktijk gaan. Al met al is data relevant, want als managers aangeven dat de ruimten vaak bezet zijn, dan kan data helpen om het dialoog te voeren op basis van feiten.

• Gezamenlijke doelen – Welke doelen wil de organisatie gezamenlijk bereiken? Een goede dienstverlening aan de klant komt pas tot stand wanneer bij medewerkers het besef ontstaat dat iedereen bijdraagt aan de bredere doelstellingen. Dit vergt een collectieve aanpak in plaats van een individuele focus.

FM als spin in het web

In het rapport komt naar voren dat facilitair managers belangrijk zijn om strategische organisatiedoelen, medewerkers, faciliteiten, vastgoed en systemen bij elkaar te brengen. Een complexe klus met zorgvuldige afwegingen, want veranderingen leiden al snel tot weerstand, zeker als medewerkers iets moeten inleveren. Elke aanpassing moet daarom goed gemotiveerd worden.

Een nauwe samenwerking met HR en vastgoedmanagement wordt hiermee onmisbaar. Samen moeten zij ervoor zorgen dat mensen optimaal kunnen presteren. Daarnaast is er behoefte aan structurele FM-HR samenwerking om personeelsontwikkelingen blijvend te monitoren en daarop in te spelen. Hierbij is voortdurend onderling overleg cruciaal.